Imparare a gestire il proprio tempo: partiamo dalle basi

La cronica mancanza di tempo è uno dei principali problemi per professionisti, imprenditori e manager. Imparare a gestirlo in maniera efficace e fruttuosa è fondamentale per il tuo successo.

Nina Madaffari Business Coach & HR Officer

Pubblicato il  19 luglio 2018

La cattiva gestione del tempo è un problema molto comune che assilla il 95% delle persone e in particolare di chi fa impresa.

E’ la principale frustrazione  dei professionisti, la lamentela più frequente tra gli imprenditori e una delle sfide più impegnative per i grandi manager.

Una frustazione che riguarda non solo sé stessi – “Non ho mai abbastanza tempo per fare le cose che vorrei” – ma che spesso si ripercuote anche sugli altri – “Non hai ancora finito?”.

Per questo motivo in ogni ambiente di lavoro è fondamentale imparare a gestire il tempo in modo corretto.

La mancanza di tempo dipende solo da noi?

imparare a gestire il tempo

La prima domanda giusta da porsi è: la cattiva gestione del tempo è sempre una questione di comportamento umano errato?

Dipende, cioè, sempre e unicamente dal nostro modo (sbagliato) di comportarci?

Insomma, perché il tempo è sempre troppo poco?

Senz’altro una ragione deriva proprio dall’incapacità del singolo di gestire il tempo in maniera efficace.

Abitudini e comportamenti poco funzionali possono effettivamente ridurre il tempo a disposizione, come ad esempio:

1) l’incapacità di delegare ad altri parte del lavoro;

2) la propensione a lasciarsi distrarre da cose per nulla prioritarie se non addirittura inutili;

3) la tendenza a procrastinare decisioni, impegni, attività, programmi, ecc.

In tutti questi casi, corsi di formazione specifici e sedute mirate di business coaching possono aiutare a cambiare e a migliorare la gestione del tempo e delle priorità.

Le ragioni oggettive dell'abituale mancanza di tempo

imparare a gestire il tempo

Ma non tutto dipende da noi.

Al di là di comportamenti non adeguati sussistono infatti anche ragioni oggettive che possono determinare l’abituale mancanza di tempo.

Per cui, prima di addossarci colpe non nostre, è bene chiedersi: esistono le condizioni per poter realisticamente svolgere le attivita richieste (a sé stessi o agli altri) nei tempi previsti?

Accade troppo spesso, infatti, che tali richieste siano assolutamente irrealistiche e irrealizzabili per una serie di ragioni oggettive:

  • Tempi sottostimati – Quando lo svolgimento di una attività viene sottostimato occorre dedicargli del tempo extra non previsto. Questo tempo è inevitabilmente sottratto alle altre attività in programma generando un effetto domino negativo, per cui tante saranno le attività che rimarranno indietro e altrettanta sarà la nostra insoddisfazione e frustrazione.
  • Sovraccarico senza possibilità di delega – Gli effetti del sovraccarico sono sempre devastanti, tra cui ad esempio l’abbassamento generale della qualità del lavoro, l’aumento conseguente degli errori e ovviamente malumore e insoddisfazione. Tuttavia per poter delegare parte delle nostre attività ad altri dobbiamo necessariamente disporre di una risorsa con competenze adeguate e, cosa non trascurabile, dobbiamo potercela permettere economicamente.
  • Capacità della risorsa sovrastimate – Se mancano le competenze necessarie per una specifica attività, il tempo richiesto sarà decisamente maggiore. Ad esempio creare il proprio sito web da profano del web design, fare traduzioni senza conoscere la lingua, o improvvisarsi idraulico senza…capirci un tubo…beh non è certamente questo il modo migliore per gestire il proprio tempo. Quanto “extra time non previsto” infatti richiede affidarsi a una risorsa “non esperta”? Anche in questo caso, il tempo extra sarà sottratto da altre attività generando un effetto domino negativo.

Conclusioni: le basi per una corretta gestione del tempo

Possiamo quindi concludere che 2 sono le basi oggettive su cui si fonda una corretta gestione del tempo:
  • da un lato avere le persone giuste e con competenze adeguate al posto giusto;
  • e dall’altra riuscire a fare una stima il più possibile realistica della durata delle attività da svolgere.
Compiuto questo passaggio preliminare potremo quindi passare a una fase successiva ovvero a come gestire quel tempo in modo efficace, una competenza utile per ogni professionista in ogni ruolo. E sarà proprio questo l’argomento su cui verterà uno dei prossimi articoli, ovvero quali azioni concrete occorre intraprendere per una gestione efficace del proprio tempo. Quindi rimanete sintonizzati!

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