Gestione del tempo: breve guida pratica per startupper e imprenditori

Il ritorno dalle ferie può essere traumatico per chi fa impresa o si sta impegnando ad avviare un nuovo business. In particolare la gestione del tempo può rivelarsi assai problematica quando non si è più abituati a certi ritmi.

Nina Madaffari Harviup

Pubblicato il  12 settembre 2018

Dove eravamo rimasti? Se ben ricordi abbiamo già affrontato sul nostro blog il tema di come imparare a gestire il proprio tempo, cercando innanzitutto di definirne le basi teoriche e concettuali. Come promesso, torniamo sull’argomento, ma questa volta affrontandolo in un’ottica più concreta. In questo articolo, infatti, troverai alcuni consigli pratici per una gestione del tempo efficace. Una piccola guida pratica, insomma, che ti sarà molto utile se avrai la costanza di metterla in pratica tutti i giorni. Dunque, iniziamo.

Cosa fare quando 24 ore in una giornata non bastano mai?

gestione del tempo ansia

Hai una lista di cose da fare infinita che continua a crescere giorno dopo giorno?

Tutto sta “andando a fuoco” e non sai quale incendio spegnere per primo?

Tutto ti appare come una priorità perché sei eternamente oberato?

Ho una buona notizia per te!

Non sei un robot.

Come il 95% delle persone a questo mondo hai semplicemente difficoltà a gestire il tempo in modo efficace.

Ma a questo c’è una soluzione.

Qui di seguito ho deciso di offrirti alcuni consigli davvero utili in tal senso. Si basano sulla mia esperienza e su quella di tanti altri imprenditori come te (o aspiranti tali).

Ma prima, 3 premesse molto importanti:

1) Consapevolezza di sé

Guardati allo specchio, sii totalmente onesto e sincero con te stesso e rispondi alla domanda: dove sto sbagliando nella gestione del tempo?

Se conosci i tuoi difetti sei già a metà dell’opera e hai la possibilità di migliorare. Se invece ti racconti bugie, allora il tuo problema rimarrà perennemente irrisolto.

2) No a soluzioni facili

Purtroppo, non ci sono ricette magiche. Se è questo ciò che cerchi allora puoi saltare il resto dell’articolo e digitare su Google: “soluzioni miracolose e istantanee per risparmiare tempo”. …e buona fortuna!

3) Allenamento e impegno

Una buona gestione del tempo richiede allenamento e impegno costanti. Ti invito pertanto a mettere in pratica I consigli che ti sto per dare e, se non ottieni subito I risultati sperati, non demordere e ricomincia di nuovo. Ci vuole allenamento, appunto…

I miei consigli per una gestione del tempo efficace

1) UTILIZZA UNO STRUMENTO DI PIANIFICAZIONE E FAI LA LISTA DELLE PRIORITÀ

Sia che tu decida di usare uno strumento elettronico (Evernote ad esempio) oppure semplicemente carta e penna, l’importante è che tu scriva sempre la lista delle attività da svolgere.

Questo ti aiuterà:

  • a gestire senza patemi la tua agenda quotidiana liberando la tua mente (e l’anima) dal peso delle incombenze;
  • a capire quando stai effettivamente chiedendo troppo a te stesso (la lista di cose da fare si allunga);
  • ad avere la giusta percezione di ciò che devi fare (una lista ben organizzata appare più corta e “leggera”).

2) SFRUTTA LA REGOLA DELL’80/20

gestione del tempoQuando butti giù la tua lista non limitarti a elencare le attività, ma fai una programmazione e inizia a organizzare il tuo tempo, tenendo conto delle ore della giornata in cui sei più concentrato e quindi produttivo.

Questo ovviamente richiede da parte tua consapevolezza e un po’ di autodisciplina. Il che significa che potrai sempre fare le cose che ti piacciono, ma nelle ore di massima produttività potrai dedicarti in modo responsabile alle attività più importanti e urgenti.

La regola del 80/20 fa riferimento a un approccio orientato alla massima produttività.

Non potrai mai essere ugualmente produttivo per 15 ore di fila, non sei un robot! 

E infatti è statisticamente provato che, nell’arco di un’intera giornata lavorativa, solo il 20% del tempo viene dedicato alle cose davvero importanti.

Quindi, NON sprecare quel prezioso 20% su cose stupide o inutili!

3) TIENI TRACCIA DEL TUO TEMPO

Utilizza uno strumento di pianificazione (Toggl ad esempio) o le solite carta e penna per annotare il tempo che impieghi per compiere le tue attività.

Ma anche in questo caso devi essere onesto con te stesso!

Ogni volta che completi un’attività, segna il tempo effettivamente impiegato: ad esempio se inizialmente avevi previsto di dedicarle 2 ore, ma poi in realtà ci hai messo 4 ore, scrivilo!

Questo ti aiuterà ad allenarti a programmare meglio le tue attività e ad essere più realistico nella pianificazione.

4) GESTISCI LE PRIORITÀ

Dai la giusta priorità alle cose che devi fare. Questo richiede innanzitutto buon senso e pensiero strategico. Il che significa, come detto sopra, fare le cose più importanti e difficili nel tuo momento di massima produttività. ma ancora prima di agire, devi capire o decidere ciò che è più importante e ciò che invece è più urgente.

Può capitare che tu non abbia abbastanza elementi per comprenderlo da solo. In quel caso chiedi consiglio a chi può aiutarti ad allargare la tua prospettiva e a ottenere quelle informazioni che ti consentano di decidere in maniera più efficace.

Se hai già fatto tutti questi passaggi e ancora non riesci a capire quali sono le tue priorità, forse sei semplicemente troppo stanco e non abbastanza lucido. Magari sei oberato di lavoro o hai altre incombenze che ti assillano. 

Allora ti consiglio di prenderti un po’ di riposo e di riprovare nelle ore di massima produttività (il 20%…). Ricordati infatti che il tempo dedicato al riposo non è mai perso, è un investimento.

5) IMPARA A DIRE NO

gestione del tempo dire no stopDire no è difficile perchè richiede grande coraggio. Il coraggio di deludere qualcuno o di sacrificare qualcosa: un contratto, un cliente, i soldi, una vacanza o la tua salute.

Decidi tu. Dentro di te, sai già cosa e come scegliere.

Non puoi fare tutto! Non puoi sempre dare il 100% a tutti e a ogni attività. Il tuo 100 va diviso in spicchi. Quindi definisci i tuoi criteri decisionali.

E, ogni tanto, abbi il coraggio di dire “NO”.

6) EVITA LE DISTRAZIONI

Anzi, elimina le distrazioni e trova una strategia per farlo! Questa è davvero solo una questione di disciplina. Dato che probabilmente sei riuscito a trovare la forza per lavorare 15 ore al giorno per periodi di tempo eccessivamente lunghi (altrimenti non saresti qui a leggere questo articolo), allora troverai anche la forza in te per evitare le distrazioni.

Le distrazioni non sono solo fuori, ma anche dentro di te: come ad esempio la classica vocina interna che interrompe la tua concentrazione oppure i pensieri che fanno viaggiare la fantasia. Trova una strategia per mettere anche queste voci a tacere.

7) LAVORA IN UN AMBIENTE ADATTO

gestione del tempo ordine

Un elemento importante nella gestione del tempo che spesso viene trascurato è l’ordine.

L’ordine dà la possibilità a chiunque di trovare le tue cose e lavorare nel tuo ambiente di lavoro insieme a te. Inoltre ti permette di sgomberare la mente e pensare in modo più efficace, costruttivo e rapido. Troppi stimoli infatti stancano il cervello e lo rendono inefficiente.

8) DELEGA! FALLO E BASTA!

Questo punto è essenziale. Ma è anche un punto difficile da realizzare. Spesso, infatti, si ha la tendenza a voler controllare tutto e a ricercare la perfezione.

È importante che tu prenda coscienza che spesso una cosa finita è meglio di una cosa perfetta.

In secondo luogo devi accettare il fatto che esistono dei limiti che non puoi controllare (per esempio ci saranno sempre 24 ore in una giornata) e così ti renderai conto che non puoi fare tutto da solo.

Naturalmente devi circondarti di persone competenti a cui poter delegare i tuoi lavori e quindi anche allenare la capacità di selezionare i tuoi collaboratori.

9) USA IL TEMPO IN MODO INTELLIGENTE CON LA “PIANIFICAZIONE OPPOSTA”

gestione del tempo pianificazione oppostaTi suggerisco di sfruttare i piccoli intervalli di tempo in maniera intelligente (ad esempio, puoi fare delle telefonate mentre aspetti in fila).

Non fraintendere però: questo non significa cercare di riempire ogni buco della tua agenda. In effetti molti imprenditori hanno la malsana abitudine di riempire ogni spazio della loro giornata per sentirsi più produttivi. No, non intendo questo.

Sfruttare i tempi morti in modo intelligente è una cosa, riempire ogni minuto della tua esistenza è un suicidio!

Ciò premesso, ti invito a far tuo l’approccio della “pianificazione opposta“: ovvero lascia sempre alcuni spazi liberi nella tua giornata. Anche tu, come tutti, hai bisogno di tempo per le emergenze, per far riposare il cervello, per una pausa piacevole, assimilare ciò che hai appena fatto o prepararti per la prossima cosa che dovrai fare.

Sii gentile con te stesso. Te lo meriti (e anche il tuo cervello).

10) ADOTTA UN APPROCCIO MULTITASKING

Anche in questo caso sgombriamo subito il campo da qualsiasi malinteso. Non sto parlando di multitasking in senso classico, già ampiamente diffuso nella nostra società, cioè fare più cose contemporaneamente (so che sai già come farlo e probabilmente lo pratichi abitualmente).

Per multitasking in questo caso intendola conoscenza di come si eseguono compiti e mansioni diversi”. Sapere come si fa una cosa (anzi, più cose) ti rende versatile e ti permette di avere una visione e una comprensione più ampia delle cose, tale da poter prendere decisioni efficaci e ragionate.

Come diceva mio nonno: “impara il mestiere e mettilo da parte, non si sa mai quando potrà esserti utile.”

Quindi, concentrati sempre su un’attività alla volta fino al suo completo compimento e lavora in serie il più possibile. Il multitasking classico, invece, danneggia il tuo cervello.

11) NON PROCRASTINARE

Come ci insegna Nike: Just do It.

Non pensarci troppo; non esitare; non aver paura; non rimandare.

Fallo e basta!

Per capire veramente questo punto devi prendere consapevolezza di te, come dicevamo all’inizio di questo articolo. Dentro di te, infatti, sai esattamente qual è il vero motivo per cui stai rimandando. Affrontalo, non ignorarlo.

Per aiutarti ti suggerisco di utilizzare la “tecnica del pomodoro”: imposta un periodo di tempo di lavoro che preveda al suo interno una serie di pause a intervalli regolari. Ad esempio, 25 minuti di lavoro seguiti da 5 minuti di pausa, poi altri 25 minuti di lavoro e così via… Puoi usare questo tool.

12) AFFINA LE TUE CAPACITÀ

Il concetto di miglioramento ha garantito l’evoluzione della nostra specie per millenni. Dunque, perchè fermarsi adesso? Stabilisci degli obiettivi di miglioramento delle tue capacità di gestione del tempo, perché puoi sempre migliorare, un passo alla volta.

13) COLLABORA CON IL TALENTO

Metti a buon uso i talenti e le competenze degli altri, che non significa sfruttarli bensì avviare una collaborazione reciproca e fruttuosa. Scegli di lavorare con persone in gamba, competenti e stimolanti da cui puoi imparare. Imposta quindi una modalità di collaborazione dove tutti possono imparare l’uno dall’ altro.

14) PRENDITI CURA DELLA TUA SALUTE FISICA E MENTALE

gestione del tempo salute

Dormi, mangia bene e fai esercizio fisico. E’ necessario per la salute del tuo cervello e di conseguenza anche per il benessere fisico del tuo corpo.
Questa è la regola n°1 della vita.

Quindi chiudo con questo, perchè è il consiglio piu importante di tutti. Infatti se non sei in salute non puoi avere una prospettiva.

Sia che tu abbia successo o che stia ancora cercando di raggiungerlo, NON AVRAI MAI UN FUTURO SE NON SEI SANO. Pensaci!

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